採用活動における個人情報の取扱い

株式会社FOLIO（以下、「当社」といいます。）は、その採用活動にあたり取得する採用候補者のみなさま（将来的に候補者となる可能性のある場合を含み、以下「候補者」といいます。）の個人情報保護の重要性を認識し、個人情報の保護に関する法律、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（以下「番号法」といいます。）等の関係法令及び本採用活動における個人情報の取扱い（以下「本取扱い」といいます。）を遵守し、候補者からご提供いただいた個人情報ならびに個人番号および特定個人情報（以下、個人番号および特定個人情報を総称して「特定個人情報等」といいます。）の適切な取り扱い及び保護に努めます。

※採用活動には、採用選考のみならず、当社が主催する採用関連の取り組みを含むものとします。

第1条　個人情報の取得

本取扱いにおける個人情報とは、個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号、以下「個人情報保護法」といいます。）第2条1項に定める個人情報をいいます。

当社は、候補者から採用活動に際して、次条に定める利用目的を達成するために、候補者、当社役職員、採用エージェントまたは各種採用情報媒体等から以下の情報のうち必要なものを取得いたします。

• 氏名、年齢、住所、生年月日、電話番号、メールアドレス、学歴、職務経歴、保有する資格等の情報、現在の年収、希望年収、その他の情報
• 履歴書、職務経歴書、エントリーフォーム、アンケート等のさまざまな形式での、採用活動への応募のために候補者が当社へ提供した書類等に含まれる一切の情報
• 対話、通信、電話等、当社と候補者との間で行われるあらゆる形式のコミュニケーション（面接におけるコミュニケーションを含みますが、これに限られないものとします）の一切の内容
• 採用選考のためのバックグラウンドチェック、リファレンスチェック、その他の確認手続により当社が取得する一切の情報
• 採用活動への応募・参加の履歴および採用選考における選考結果
• ソーシャルメディア、ポートフォリオ、ウェブサイト等

当社が取得する個人情報には、性別、健康状態、国籍等に関する情報（以下、「機微情報」といいます）が含まれる場合があります。機微情報の提供は任意であり、候補者の事前の同意を得た場合にのみ、機微情報を取得するものとします。取得した機微情報は、採用における多様性の向上を含む当社の採用プロセスの改善、当社における業務の適性（配属等）や健康確保、必要な入国ビザや労働許可の取得の支援のために必要な範囲でのみ利用します。

第2条　個人情報の利用目的

当社は、候補者から取得した情報を以下の目的で利用いたします。

• 選考に際し、候補者の適格性を評価するため（バックグラウンドチェック、リファレンスチェック、その他の確認手続を含みます）
• 採用における多様性の向上を含む当社の採用プロセスの改善を行うため
• 必要な入国ビザや労働許可の取得の支援を行うため
• 候補者に当社の雇用機会やイベントやセミナー等についての情報提供を行うため
• 当社の雇用機会やイベント等の改良・改善または満足度調査のため
• 当社の採用活動に関して候補者に連絡を行うため
• 候補者についての情報を管理するため
• 将来の採用計画のために統計的に利用する等、採用活動に付随する目的のため前各号に掲げる利用目的の達成に必要範囲内で、個人情報の取扱いの一部又は全部を第三者に委託するため

第3条　第三者提供

当社では、以下の場合を除き、候補者の個人情報をあらかじめご本人の同意を得ることなく第三者に提供することはいたしません。

• ご本人から開示・提供についてあらかじめ同意をいただいた場合
• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合
• 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合
• 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
• 利用目的の達成に必要な範囲内で、第三者に対して、適切な委託契約を締結した上で個人情報の取り扱いの全部又は一部を委託する場合

第4条　安全管理措置

当社は、個人情報保護法に基づき、当社が保有する候補者の個人データに関し、不正アクセス、個人データの漏えい、滅失またはき損の防止に努め、適切な安全管理措置を実施いたします。

• 当社は、個人データの取扱いの各段階において、任務、取扱方法およびその責任等を明確にするため、規程類を整備しております。
• 個人データの取扱いについては責任者を設置し、取り扱う個人データの範囲を明確にするとともに、個人情報保護法や関係法令及び当社の取扱規程に違反している事実または兆候を把握した場合には責任者へ報告・連絡する態勢を整備しております。また、定期的な自己点検および他部署や外部等による監査を実施しております。
• 個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載し、従業員に対して定期的な研修を行っております。
• 個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。あわせて、個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、当該機器や電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しています。
• 個人データについてアクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。あわせて、個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

第5条　個人情報の委託

当社は、利用目的に達成する範囲内において、候補者からご提供いただいた個人情報を第三者に委託することがあります。その場合は、当社の定める基準に基づき個人情報を適正に取扱っていると認められる委託先を選定したうえ、適正な取扱いを確保するための契約等を締結し、委託先において個人情報の安全管理が図られるよう、必要かつ適切な監督を行います。

第6条　特定個人情報等の取扱い

特定個人情報等は、番号法により利用目的が限定されており、当社は、その目的を超えて取得・利用しません。
当社は、番号法で認められている場合を除き、特定個人情報等を第三者に提供しません。

第7条　個人情報の開示・訂正・利用停止等

当社は、候補者の個人情報に関する候補者開示、訂正、利用停止等のお申し出があった場合には、ご本人様であることを確認し、法令に従い、適切な対応に努めてまいります。これらのご請求に関しては、お問い合わせ窓口までご連絡ください。ただし、当社における選考に関する情報や合否の結果等に関わる当社の評価情報については、開示・訂正・利用停止等の対象とはなりません。

第8条　個人情報に関するお問い合わせ等

当社による候補者の個人情報の収集、利用または保管について質問または苦情がある場合、以下の問い合わせ窓口にご連絡ください。ご連絡をいただいた場合、当社は、候補者の個人情報の利用等について調査を行い、頂いた質問または苦情等の解決を試みます。

問い合わせ窓口
株式会社FOLIO
東京都千代田区一番町１６番地１
経営管理部ピープルエクスペリエンスユニット（recruiting@folio-sec.com）

第9条　内容の変更について

本採用活動における個人情報の取扱いは従業員の雇用契約の一部を構成せず、当社はここで定めた事項について、法令その他当社の事情により変更する場合があります。 当社は、個人情報保護のための管理体制および取組みを継続的に見直し、その改善に努めてまいります。

改定日：2023年10月1日